في سياق برنامجها "اسأل الخبير"، استضافت جمعية "بلدتي" صاحب شركة "بروفايل" الأستاذ جو حاتم الذي رد على اسئلة الحضور التي تمحورت حول برنامجه ال " PIMS"  

إلى أيّ حد يساهم برنامج PIMS في تسهيل عمل الشركات؟

بدايةً، يمكن القول أنه أساساً لا يمكن تحسين ما لا يمكن قياسه، بالتالي إن هذا البرنامج يعمل بالدرجة الأولى على "قياس" المؤسسات، ويستخدمه الموظفون لتوثيق المعلومات وحفظها في المتناول، ما سيؤدي بدوره إلى تسهيل العمل بشكل كبير، وعلى المدى الطويل. لنأخذ على سبيل المثال الطيّار، فهو لا يستطيع أن يهبط بطائرته ما لم تكن توجد آلة معينة تفيده بمدى سرعته وارتفاعه عن الأرض. فهذه المعلومات، إلى جانب كفاءة الطيار، تؤدي إلى نجاح المهمة. ونرى الكثير من الأشخاص اليوم الذين يتمتعون بموهبة كبرى في إدارة المؤسسات بظروف استثنائية، لكن حتى وإن نجحوا في إطلاق هذه المؤسسات، فنادراً ما يتمكنوا من الوصول بها إلى مرحلة الاستقرار، حيث المصطلحات العلمية تطغى، فتؤخذ القرارات بناءً على معلومات موثقة.

فالبرنامج يساعد الشركات على إعطاء معلومات عن مواضيع هي أساساً بسيطة اذ نجد معايير مبسطة غير موجودة في عدد من الشركات الكبرى: مثلاً، الصندوق: حيث نرى شركات تتكلّم عن فلسفات عظمى بالإدارة، بينما الأرقام غير متطابقة مع الصندوق. هذا أول دليل على أن الوسائل التي تكشف عن الواقع هي بعيدة عن الموضوع.

هل يمكن لأي موظف في الشركة أن يستخدم الـPIMS، أم يجب أن تكون لديه خلفية دراسية معينة؟

بما أن إدارة الأعمال تمثل جانباً من هذا البرنامج، فإن من ليست لديه أي معرفة في هذا المجال لن يستطيع استخدام الـPIMS. إلا أنه، من وجهة نظري، يجب على كل موظفي الشركات أن تكون لديهم معرفة ولو بسيطة بإدارة الأعمال. فمثلا في شركة "بروفايل"، إن ثلث فريق العمل مهمته إضافة تحسينات جديدة على البرنامج، والثلثان المتبقيان يعملان على تأمين التواصل مع مستخدمي البرنامج، والتدريب عليه، تماماً مثل من يبتاع آلة موسيقية، فيتبين له أن مجرد شراء الآلة لا يكفي للعزف عليها بشكل صحيح، بل يجب تعلّم أقله الحد الأدنى من تقنيات العزف.

كيف يفيد الـ PIMS المنظمات غير الحكومية؟

إن المنظمات غير الحكومية كغيرها من المؤسسات تسعى لتأمين الاستمرارية الاقتصادية وسلامة الإدارة. إن ما يميّزها عن غيرها هو أنها تضخ الأرباح في نشاطاتها، فتصبح جمعية لا تبتغي الربح، في حين أن الأرباح في المؤسسات الأخرى تعود إلى أصحابها. أما وسائل الإدارة، فهي نفسها في الحالتين.

ما الذي ينقص هذا البرنامج ليصبح قادراً على تغطية كل أعمال الشركة؟

طالما يوجد موظفون في المؤسسة، فهذا يعني أن المجال مفتوح لتطوير كل شيء. لكن الترابط برأي هو الأساس، ففي الماضي، كان دفتر المحاسبة محفوظ في غرفة، ودفتر المخزون في غرفة ثانية، وسجل الموظفين في ثالثة.. وأمور بسيطة مثل هذه كانت تمثل الثغرات التي منها يبدأ تفتّت المؤسسات. فأقل ما يقدمه هذا البرنامج هو الترابط.

ما هي السمات أو المؤشرات   للـPIMS؟

-         المحاسبة (كل ما يتعلق بالجانب المالي)

-         إدارة المخزون (كل ما يتعلق بالسلع، من الشراء إلى التخزين والمراقبة..)

-         التصنيع

-         الأصول الثابتة

-         طاقم العمل (موظفون، رواتب، أجور..)

-         تنمية الطاقة البشرية

ومن فوائد البرنامج أن النتائج تغطي فترة زمنية كبيرة. فبرامج إدارة الأعمال تقود المستخدم من خطوة إلى أخرى، وتراقب جميع نشاطاته، أي أنها تقوده على مسار محدد بهدف متّفق عليه مسبقاً.

ما هي مراحل بناء الشركة؟

هناك مرحلتان محددتان في حياة الشركات:

المراهقة: البدء من لا شيء، أي البدء بفكرة على أمل أن تنجح.

النضوج: انتقال الشركة من مجموعة أصدقاء انطلقوا بفكرة معينة، إلى مؤسسة كاملة تجاوزت مرحلة الخطر وبدأت مسارها الطويل.

فالصعوبة تكمن في ايجاد كيفية الانتقال من أول مرحلة الى الثانية.